DSGVO-konformes Verarbeiten personenbezogener Daten in SAP
Erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen zur Löschung und Aufbewahrung personenbezogener Daten. SAP ILM automatisiert den Lebenszyklus Ihrer Daten weitgehend. Damit entfällt die Sorge vor Bußgeldern, die aus einer Nichteinhaltung der DSGVO entstehen können.
Anforderungen an Ihre Daten
- Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, Artikel 17 DSGVO
- Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten, Artikel 32 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO
- Löschkonzept für die Verarbeitung personenbezogener Daten, Artikel 5 Absatz 2 DSGVO
- Nichteinhaltung kann zu hohen Bußgeldern führen
Vom Beleg bis zur Vernichtung
Der häufigste Denkfehler bei SAP ILM ist die Annahme, es gebe nur zwei Zustände: da oder weg. Tatsächlich durchläuft jeder Datensatz mehrere Stufen, und die DSGVO und das Handelsrecht greifen an unterschiedlichen Stellen.
laufender Betrieb
Aktiv
Der Datensatz wird im Tagesgeschäft gebraucht und liegt in der Datenbank.
Keine Frist, der fachliche Bedarf entscheidet.
nach der aktiven Nutzung
Archiviert
Die Daten verlassen die Datenbank und bleiben über die Archivanbindung lesbar.
GoBD: jederzeit lesbar und maschinell auswertbar.
sobald der Zweck entfällt
Gesperrt
Der Personenbezug ist für den normalen Zugriff nicht mehr sichtbar. Nur noch eigens berechtigte Rollen kommen heran.
Artikel 17 und Artikel 18 DSGVO.
bis zum Fristende
Aufbewahrt
Löschen ist noch nicht erlaubt, weil Handels- und Steuerrecht die Unterlagen verlangen.
§ 147 AO und § 257 HGB, die Dauer hängt von der Belegart ab.
nach Fristablauf
Vernichtet
Der Datensatz wird endgültig entfernt, protokolliert und damit nachweisbar.
Rechenschaftspflicht, Artikel 5 Absatz 2 DSGVO.
Welche Frist für welches Objekt gilt, ist keine Einstellung im System, sondern eine Festlegung im Löschkonzept. Genau diese Festlegung nehmen wir mit Ihnen vor, bevor wir eine einzige Regel im System hinterlegen.
Unsere Lösung
- DSGVO-konforme Sperrung von Daten und Dokumenten mittels Sperrreports
- DSGVO-konforme Löschung von Daten mittels Datenvernichtung
- GoBD- und DSGVO-konforme Ablage mit SAP ILM
- Lizenzfreie Nutzung bei personenbezogenen Daten, abhängig von Ihrem Vertrag
- Aufbewahrung von Daten und Dokumenten
- Auswahl und Implementierung von ILM-Ablagesystemen
- Für SAP S/4HANA, SAP ECC und SAP HCM
Unser Vorgehen
- 1BestandsaufnahmeWelche personenbezogenen Daten liegen wo, und welche Fristen gelten dafür?
- 2LöschkonzeptAufbewahrungsregeln je Objekt, abgestimmt zwischen Fachbereich, Datenschutz und IT.
- 3EinrichtungRegelwerk im System hinterlegen, Ablagesystem anbinden, Sperr- und Löschläufe einrichten.
- 4BetriebVon der Einrichtung bis zum Betrieb übernehmen wir alles. Auf Wunsch legen Sie nur Ihre Daten ab, den Rest erledigen wir.
Angebotspakete
Wir passen uns an Ihren Bedarf an. Ob wenig oder viel Beratungsbedarf beim Thema DSGVO in SAP, wir sind Ihr Partner für SAP ILM.
Beratungsgespräch, kostenlos und unverbindlich
Ein Gespräch reicht für eine erste Einschätzung, wo Sie stehen.
Termin sichernHäufige Fragen
Was ist SAP ILM?
SAP Information Lifecycle Management steuert den Lebenszyklus von Daten im SAP-System: wie lange sie aufbewahrt werden, wann sie gesperrt und wann sie gelöscht werden. Damit lassen sich handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten und die Löschpflichten der DSGVO in einem Regelwerk abbilden.
Warum reicht Archivierung allein nicht aus?
Archivierung sorgt dafür, dass Daten aus der Datenbank verschwinden und trotzdem lesbar bleiben. Sie beantwortet aber nicht, wann etwas gelöscht werden muss. Genau diese Frage stellt die DSGVO, und dafür braucht es Aufbewahrungsregeln.
Welche Vorgaben sind betroffen?
Vor allem die Löschpflicht nach Artikel 17 DSGVO, die Sicherheit der Verarbeitung nach Artikel 32, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 und die Rechenschaftspflicht nach Artikel 5 Absatz 2, aus der sich das Löschkonzept ableitet.
Ist SAP ILM lizenzpflichtig?
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Nutzung nach unserer Erfahrung lizenzfrei möglich. Der genaue Umfang hängt von Ihrem Vertrag ab und gehört vor Projektbeginn geprüft.
Welche Systeme werden unterstützt?
SAP S/4HANA, SAP ECC und SAP HCM.
Was ist der Unterschied zwischen Sperren und Löschen?
Gesperrte Daten sind für den normalen Zugriff nicht mehr sichtbar, bleiben aber vorhanden, solange eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist läuft. Erst nach Fristablauf werden sie vernichtet. Diese Trennung ist der Kern eines belastbaren Löschkonzepts.
Was passiert nach der Einrichtung?
Auf Wunsch übernehmen wir auch den Betrieb. Aufbewahrungsregeln veralten, Systeme ändern sich, und ein Löschkonzept, das niemand pflegt, ist nach zwei Jahren wertlos.
Wie groß ist ein solches Projekt?
Das hängt vom Umfang ab. Wir passen den Zuschnitt an: von punktueller Beratung bis zur vollständigen Einrichtung samt Betrieb.